15.8.2016
Priority i valná většina úsilí majitelů či ředitelů malých a středních firem se upírá do výroby a obchodu. Zpočátku je to logické. Výroba i obchod jsou v přímé úměře s výsledky firmy. Až do doby, kdy ziskovost a efektivita společnosti zpomaluje nebo výrazněji klesá. Obchod i výroba jedou na plný plyn, ale přece jenom něco nešlape, jak by mělo. A teprve poté přicházejí na řadu účetní data. Pátrá se po informacích, které mají rozlousknout potíže a poskytnout oporu pro strategická rozhodnutí. Ťuká se na dveře administrativy s cílem opatřit si na pár kliknutí zásadní data pro určení správného směru.
21 NEJČASTĚJŠÍCH ÚČETNÍCH OMYLŮ A CHYB
Jasné zadání, komplikovaná realizace. Opatřit si ta správná data není na první pohled tak snadné, jak by se zdálo. Informace pro strategická rozhodnutí buď zcela chybí nebo jsou neúplná. V nejhorším případě vás zaskočí spousta omylů a nepřesností, které vás mohou přijít velmi draze.
Nechte na chvíli obchod obchodem a věnujte svoji pozornost účetním datům. Nastavte si metriky pro správná strategická rozhodnutí dostupná odkudkoliv a kdykoliv a vyvarujte se chyb, které vás v důsledku mohou vyjít velmi draho.
1. Absence vnitropodnikových směrnic, nařízení a norem
Oběh účetních dokladů. Odpovědnostní řád. Pravidla služebních cest. Způsoby oceňování zásob. Způsob vedení evidence skladových zásob. Doba odepisování podnikového majetku. Přepočty cizích měn. Časový plán sestavení účetní uzávěrky a inventur. A další a další pravidla. Jasně stanovená pravidla, která šetří čas novým i stávajícím zaměstnancům i externím auditorům, správcům daně a bankám. Nemáte-li v nich pořádek, těžko se dočkáte správných informací na počkání, vyšší výkonnosti a efektivnější organizaci.
2. Ignorace účetních opravných položek
Opravné položky na nedobytné pohledávky ve vaší společnosti netvořte pouze ve vztahu k daním. Hlavním důvodem tvorby opravných položek k pohledávkám i závazkům by pro vás měla být informace o jejich skutečných hodnotách a tedy o vašich penězích. Bez nich porušujete účetní principy, nadhodnotíte reálné ceny pohledávek a závazků a způsobíte nevěrohodnost účetních dat. Můžete také napomoct korupci a v případě zveřejnění chybných dat, znehodnocujete vlastní firemní čest!
3. Špatné třídění dokladů
Nedodržení číselných řad, duplicitní písmenné nebo číselné označení účetních dokladů, dokonce i přeskakování v číselné řadě. To vše můžete objevit při rekonstrukci účetnictví nebo při detailním rozboru hospodaření podniku. Co to znamená? Zmatek, nedůvěra v data samotná, množství ztraceného času při hledání a spoustu peněz navíc za rekonstrukci účetnictví.
4. Nesrovnalosti ve věcné a formální správnost dokladů
Házíte-li kontrolu účetních dokladů za hlavu, můžete se dostat do potíží s jejich průkazností. Budete vyzváni k opravám daňových přiznání, zakusíte sankce z důvodů krácení daně nebo se dočkáte tučné penalizace. Věcná a formální správnost dokladu (např. správnost výpočtů, shodu dodaného zboží nebo služby s objednaným, úplnost účetních dokladů, peněžní částky, podpisový záznam … a další) vše musí být zkontrolováno. Jak, to musí určit interní směrnice podniku.
5. Nepřehledná organizace a archivace dokladů
Nepřesná definice zkratek, číselného označení, rozdělení druhů účetních dokladů, rozdělení podkladů k účetnímu zápisu, chaotická archivace. Pokud nemůžete účetní doklad najít, neporušujete tím nejen účetní předpisy a standardy, ale finanční úřad je díky své důkladnosti nemilosrdný. Pokuty a penále uděluje rád a na dohledání dokladů nebude čekat dlouho.
6. Neefektivní řízení díky zkresleným informacím
Hlídáte si odběratelské a dodavatelské faktury, bankovní výpisy, nově uzavřené obchodní, nájemní či leasingové smlouvy? Zapomnětlivý dodavatel i nedostatek času nutí se zaúčtováním posečkat, nebo si dokonce vytvořit doklad sám. Pokud řídíte firmu na základě měsíčních účetních dat, vystavujete se riziku chybného rozhodnutí. Včasné zúčtování všech účetních dokladů je prvotním krokem správných manažerských rozhodnutí..
7. Kontrola firemního majetku „od stolu“
Absence podkladů prokazujících správnost ocenění nebo hodnoty veškerého majetku, závazků a pohledávek bývá nejčastější chybou v dokladové inventarizaci. Oproti tomu fyzická inventarizace většinou neproběhne vůbec, nebo jen papírově. A problém? Dokladová inventarizace se vůbec nemusí shodovat s fyzickou. Nakumulují se chyby, nedojde k vyčíslení mank a přebytků. Zvýší se náklady na audit, dáte zelenou drobným krádežím, snížíte si ekonomický užitek podnikání a způsobíte další nepříjemnosti i finanční ztráty.
8. Nezaúčtovaná nedokončená výroba
Nevyúčtování nedokončené výroby (výrobky a služby, které částečně prošly výrobním cyklem a nejsou dokončené – náklady na materiály, přímé mzdy, odvody atp.), porušujete účetní principy a realizujete daňový únik. Dále si sami zkreslujete informace o efektivitě výrobního procesu organizace.
9. Nesprávné posouzení daňové uznatelnosti nákladů a výdajů
Asi nejožehavější téma každého podnikatele na straně nákladů i výnosů. Správné posouzení závisí velmi často na vhodně připravených podkladech, které nám zajistí kýžený vliv na daň z příjmů. Nepřipravenost se v tomto bodě velmi nevyplácí a chybné zařazení nákladu nebo výnosu nás při kontrole správce daně přijde velmi draho a to včetně dalších sankcí a penále.
10. Chyby v pracovně právní dokumentaci
Konečně jste z kandidátů vybrali vysněného zaměstnance a potřebujete, aby se co nejdříve ujal své práce. Nezapomeňte si dát do pořádku „papíry“ jako vstupní dotazník, doklady, zápočtový list, daňové prohlášení poplatníka, vstupní lékařskou prohlídku atp. Udělejte to hned, ať nevystavujete firmu i zaměstnance zbytečným rizikům v oblasti zdravotního a sociálního pojištění, bezpečnosti práce či zdanění příjmů.
11. Uplatnění slevy na dani a daňové zvýhodnění
Víte, co potřebujete pro slevu na dítě či studenta? Co na vyživovaného manžela či manželku? Nebo zaměstnáváte invalidu či ZTP/P? Kdy je nutné mít vše připravené? Každá dobrá účetní by to vše měla mít v malíku a vyžádat si včas všechny potřebné doklady a vyřídit se zaměstnanci prohlášení poplatníka.
12. Nedoplatky na sociálním a důchodovém pojištění
Nedoplatky na pojištění vám mohou rozhodit celé hospodaření. A Česká správa sociálního zabezpečení je důsledně kontroluje. Vyvarujte se nejčastějších chyb jako jsou:
- chybné posouzení data začátku nemocenské, peněžní pomoci v mateřství atp.
- špatné stanovení vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení
- pozdní přihlášky/odhlášky zaměstnanců k nemocenskému pojištění
- chybné vedení a vyplňování evidenčních listů důchodového pojištění
- a mnohé další
13. Placení zdravotního pojištění
Chyby v doplatku pojistného do minimální mzdy či za neplacené volno. Špatný variabilní symbol nebo nesprávná zdravotní pojišťovna. Tyto a další, často i triviální chyby, způsobují zaměstnanci i zaměstnavateli velké nepříjemnosti a zbytečně vynaložený čas a energii na jejich řešení.
14. Nepovolená dovolená
Pravidla pro poskytování a čerpání dovolené jsou pevně stanovena v zákoníku práce. Účetní musí být jako ryba ve vodě v možnostech čerpání dovolené (kdy, kolik, do kdy), převádění do dalšího roku, proplácení nevyčerpané dovolené, mateřské dovolené atp. Většinou se jedná o kompromis mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, ale v mnoha případech na hranici zákona.
15. Nerespektování zaručené mzdy
Možná vás to překvapí, ale mezi nejčastější chyby se dostává i nerespektování zaručené mzdy. Tzn., že hrubá mzda nesmí být v žádném případě nižší než mzda minimální. A nezapomeňte ani na obstojnou znalost pracovního práva.
16. Důležité osobní překážky v práci
Propustka? Jeden z nejčastějších důvodů je návštěva lékaře, či doprovod člena rodiny k lékaři. Víte, kdy jste a kdy nejste povinni poskytnout pracovní volno? Zda poskytujete náhradu mzdy na nezbytně nutnou dobu a že nárok na jeden den pracovního volna a náhradu mzdy nevzniká automaticky návštěvou lékaře? Proto prostudujte rozsah a okruh překážek v práci.
17. Nesprávné výpočty průměrného výdělku
Na co, že to průměrný výdělek potřebujete? No přece na vyplácení náhrad za nemocenskou, dovolenou, různých příplatků, odstupného, pro potřeby úřadu, pro banky či jiné instituce poskytující úvěry a jiné. Proto je dobré znát nejčastější chyby při nadhodnocení a podhodnocení průměrného výdělku. Co do výpočtu započíst (ano i roční odměny a prémie) a zda může být průměrný výdělek nižší než minimální mzda. Postup pro zjišťování průměrného výdělku je upraven v Zákoníku práce § 351 až § 362 a měla by jej znám každá dobrá účetní.
18. Neplacení zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel (vyjma organizačních složek státu) je účasten zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Pojistná smlouva s pojišťovnou se neuzavírá, ale vzniká ze zákona a každý zaměstnavatelé jsou povinni příslušné pojišťovně odvádět čtvrtletně pojistné, hlásit pracovní úrazy atd.
19. Neefektivní roční zúčtování záloh na daň z příjmů
Upozorňuje vás mzdová účetní při provádění ročního zúčtování záloh na možnost využití různých slev na dani a odčitatelných položek? Umí uplatňovat nezdanitelné části základu daně z oblasti životního pojištění, penzijního připojištění, úvěrů na financování bytových potřeb, dalšího vzdělávání a mnoha jiných? Upozorňuje na možnost uplatnit slevu na dani na manželku? Zahrnuje do nezdanitelného základu i dary? Takové a podobné otázky by vám účetní měla při ročním zúčtování pokládat, jinak zaplatíte na dani, víc než musíte.
20. Nedostatky při vedení mzdové evidence
Mezi nejčastější nedostatky mzdové evidence náleží:
- Nedodržení povinnosti zaměstnávat 4% osob se zdravotním postižením nebo řádně kompenzovat dle zákonných možností (u zaměstnavatele s více než 25 zaměstnanci)
- Nevyužíváním elektronické komunikace s úřady (ČSSZ, FÚ, ZP a další)
- Malá či žádná kontrola mzdového softwaru
21. Nesprávná nebo nevhodně nastavená výše odpisu majetku
Stanovujete-li výši odpisu jednotlivých složek majetku na základě daňových odpisu, neporušujete tím přímo zákonné nařízení a normy, ale vystavujete se riziku špatného stanovení kalkulované ceny produkce a tedy i nízkým nebo dokonce záporným maržím. Stanovujte výši odpisu, co nejpřesněji a zohledněte faktory jako: fyzické opotřebení, změnu technologií, snížení poptávky, snížení ekonomické životnosti atp.
22. Nedostatečná komunikace účetní s vedením firmy
A v neposlední řadě se vyvarujte účetního, který nevede dostatečnou komunikaci s vedením firmy. Zejména pak o záměrech blízké či vzdálenější budoucnosti společnosti. Nedokáže tak s dostatečným předstihem reflektovat změny a navrhnout nejvhodnější opatření.
A samozřejmě další chyby jako:
- Odkládání zúčtování účetních případů
- Chyby v oblasti DPH
- Chyby zdanění používání služebních vozidel i pro soukromé účely zaměstnanců
- Daňová uznatelnost odměn, odvody daně ze závislé činnosti a pojistného
- Chyby v rozdělování zisku
- Archivace účetních dokladů
- Zapomenutá ohlašovací povinnost zaměstnavatelů o zaměstnaných starobních důchodcích
Pokud jste se prostudovali až sem, vězte, že jsme vás nechtěli vyděsit, ale spíše přivést na nové myšlenky, možnosti a kombinace, které mají za účel poskytnout komplexnější pohled na roli účetnictví při běžných i zásadních rozhodnutích firmy. Přivést vás na myšlenku, požadovat klíčová data pro strategická rozhodnutí právě od vaší účetní, v pravý čas, na pár kliknutí myši.